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Guide participant

Votre compte

Un compte gratuit suffit pour réserver, s’inscrire, retrouver ses billets et voter. Parcourir les événements ne demande pas de compte.

1. Ouvrez ticket-vibepass.vercel.app et cliquez sur Créer un compte.
2. Indiquez votre e-mail et choisissez un mot de passe.
3. Connectez-vous.

Mot de passe oublié ? Après deux essais ratés, la page de connexion propose Réinitialiser mon mot de passe. Vous recevez un lien par e-mail pour en choisir un nouveau. Un lien expiré se redemande sur la même page.

Installer VibePass sur votre téléphone (gratuit, sans store) :

• Android (Chrome) : menu ⋮ → Ajouter à l’écran d’accueil.
• iPhone (Safari) : bouton Partager → Sur l’écran d’accueil.

L’icône VibePass apparaît alors avec vos autres applications.

Trouver un événement

La page Événements liste toutes les sorties publiées au Gabon, de la plus proche à la plus lointaine.

• Rechercher par nom, lieu ou ville.
• Filtrer par date : ce soir, ce week-end, 7 prochains jours, 30 prochains jours.
• Filtrer par ville, ou ouvrir la page d’une ville (ex. « Événements à Libreville ») en bas de la liste.
• Suivre un organisateur : sur sa page, cliquez sur Suivre. Vous recevez un e-mail à chacun de ses nouveaux événements, et le filtre ★ Suivis n’affiche que les siens.

La loupe du menu cherche aussi des organisateurs et des membres.

Le fil d’actualité

Une fois connecté, la page d’accueil affiche les publications des organisateurs : annonces, artistes, photos de soirée.

• Abonnements montre les organisateurs que vous suivez ; Tout VibePass montre tout le monde.
• Sous chaque publication : le cœur (j’aime), la bulle (ouvre la publication et tous ses commentaires) et Partager (WhatsApp ou autre application). Les deux derniers commentaires s’affichent dessous, avec un champ pour répondre directement.
• S’il y a plusieurs photos, faites-les glisser (ou utilisez les flèches sur ordinateur).
• Un événement annoncé s’affiche comme un billet (affiche, date, lieu, prix de départ) :Réserver mène directement à sa page. Une carte Voter mène au vote annoncé.
• Le bouton ⋯ en haut de la publication permet de copier le lien ou de signaler un contenu déplacé à l’administration. L’auteur ne sait pas qui l’a signalé.
• La cloche en haut de l’écran indique les nouvelles publications des organisateurs que vous suivez.
• L’interrupteur soleil / lune en haut de l’écran (ou dans le menu ☰ sur téléphone) passe le site en mode jour ou en mode nuit. Votre choix est gardé sur cet appareil.

Vos commentaires sont publics, avec votre nom et votre photo. Avec l’option Profil privé (dans Mon profil), ils s’affichent sous le nom « Membre », sans photo (seuls l’organisateur de la publication et l’administration voient votre nom). Vous pouvez supprimer les vôtres à tout moment.

Réserver et utiliser son billet

Votre billet est un QR code dans Mes billets, à montrer à l’entrée depuis votre téléphone.

1. Sur la page de l’événement, section Billetterie, choisissez un billet : Acheter (payant) ou Je m’inscris (gratuit).
2. Choisissez le nombre de places : 10 maximum par commande, 2 maximum par personne pour un événement gratuit.
3. Confirmez. Le billet s’affiche aussitôt et vous est envoyé par e-mail.

Pour un billet payant, des frais de service de 3 % s’ajoutent au prix du billet. Le total s’affiche avant de confirmer. Les billets gratuits sont sans frais. Le paiement en ligne (Airtel Money, Moov Money) n’est pas encore ouvert : les billets payants sont pour l’instant réservés sans paiement.

Un événement marqué Entrée libre ne demande aucun billet : venez directement.

Sur la page du billet, vous pouvez :

• le garder hors connexion : il reste affichable sans réseau, pratique quand le réseau sature à l’entrée ;
• l’enregistrer en image dans vos photos ;
• l’ajouter à votre calendrier ;
• le recevoir par e-mail (un renvoi toutes les 2 minutes au plus) ou l’envoyer sur WhatsApp ;
• copier son code, au cas où le QR code serait illisible.

Chaque billet ne passe qu’une fois à l’entrée : ne le partagez qu’avec la personne qui l’utilisera.

Voter

La page Votes regroupe les concours en cours, à venir et terminés (Miss, meilleur artiste, meilleur DJ…). Voter demande d’être connecté.

1. Ouvrez un vote et parcourez les candidats.
2. Cliquez sur Voter sous votre candidat.
3. Un message confirme votre voix.

Selon le vote, vous avez droit à une voix par jour ou à une seule voix : la règle est indiquée en haut de la page. Le classement est affiché en direct, ou révélé à la clôture si l’organisateur l’a choisi. Partagez le vote pour faire gagner votre candidat.

Profil et questions fréquentes

Dans Mon profil, vous changez votre nom, votre photo et votre mot de passe. L’option Profil privé vous retire de la recherche des membres. Votre e-mail et votre téléphone ne sont jamais affichés publiquement.

Je ne trouve pas mon billet. Connectez-vous avec le compte utilisé pour réserver, puis ouvrez Mes billets.

L’événement est « Complet ». Toutes les places sont prises ; revenez plus tard, des places peuvent se libérer.

« Limite de 2 places gratuites ». Pour un événement gratuit, chaque compte réserve 2 places au plus, pour que tout le monde ait sa chance.

« Trop de réservations en peu de temps ». Un compte passe 5 commandes au plus toutes les 10 minutes : attendez quelques minutes avant de réessayer.

« Trop de commentaires en peu de temps ». Un compte publie 30 commentaires au plus par heure : patientez un peu.

« Site en maintenance ». VibePass est fermé quelques minutes pour une intervention. Les billets déjà ouverts sur votre téléphone restent visibles dans Mes billets ; revenez un peu plus tard pour le reste.

« Vous avez déjà voté aujourd’hui ». Ce vote autorise une voix par jour : revenez demain.

Je veux devenir organisateur. Dans Mon profil, cliquez sur Devenir organisateur ; un administrateur valide la demande.

Guide organisateur

Devenir organisateur

Un compte VibePass devient organisateur après validation par l’administrateur. Une fois validé, le menu affiche « Espace organisateur » et « Ventes ».

1. Créez un compte sur VibePass et connectez-vous.
2. Ouvrez Mon profil, puis cliquez sur Devenir organisateur.
3. Envoyez la demande. Elle passe « en attente ».
4. L’administrateur l’approuve ou la refuse. Dès l’approbation, l’Espace organisateur est accessible.

L’Espace organisateur regroupe quatre raccourcis : le scanner des billets, le suivi des ventes, vos votes et la liste de vos événements. En publiant, vous acceptez la Charte organisateur.

Créer un événement

Un événement se crée en brouillon, se complète avec sa billetterie, puis se publie. Il n’est visible du public qu’une fois publié.

1. Dans l’Espace organisateur, cliquez sur Créer un événement.
2. Remplissez le formulaire (tableau ci-dessous).
3. Laissez le statut sur Brouillon tant que la billetterie n’est pas prête.
4. Validez : VibePass vous amène directement à la billetterie.
5. Revenez sur Modifier et passez le statut à Publié pour mettre l’événement en ligne.

Un événement repassé en brouillon disparaît du public. Les personnes qui ont déjà un billet le voient toujours dans « Mes billets ».

Billetterie

Le public ne peut réserver que les types de billets que vous définissez. Chaque type a un nom, un prix en FCFA et un nombre de places.

Dans Modifier l’événement, section Billetterie, cliquez sur + Ajouter un billet (ex. « Entrée standard » à 5 000 FCFA, « Pass VIP » à 15 000 FCFA).

• Stock : VibePass décompte les places en temps réel et affiche « Complet » à zéro. Deux acheteurs ne peuvent jamais obtenir la même dernière place.
• Modifier : vous pouvez changer le nom, le prix ou le nombre de places. Le nombre de places ne peut pas descendre sous le nombre déjà vendu.
• Supprimer : possible seulement si aucun billet de ce type n’a été vendu. Sinon, réduisez le nombre de places.
• Paiement : le paiement en ligne (Airtel Money, Moov Money) n’est pas encore branché. Les billets sont pour l’instant réservés sans paiement. Une fois le paiement branché, un billet payant non réglé sous 15 minutes sera annulé et la place libérée.

Contrôler les entrées

Le jour J, vous et vos contrôleurs scannez le QR code de chaque billet avec un téléphone. Un billet ne passe qu’une seule fois, même si deux entrées le scannent au même instant.

Ajouter des contrôleurs (les personnes à l’entrée) :

1. Dans Modifier l’événement, ouvrez Contrôleurs et copiez le lien d’invitation.
2. Envoyez-le (WhatsApp, SMS). Chaque contrôleur se connecte à VibePass et clique sur Demander l’accès.
3. Revenez sur Contrôleurs et approuvez chaque demande. Vous pouvez retirer un contrôleur à tout moment.
4. Le contrôleur voit alors « Scanner » dans son menu, pour cet événement uniquement.

Scanner : ouvrez le scanner, choisissez l’événement et visez le QR code. Le résultat s’affiche aussitôt :

Un QR code illisible ? Utilisez Saisir le code manuellement.

Sans réseau : avant l’ouverture des portes, appuyez sur Télécharger la liste pendant que vous avez du réseau. Le scanner valide ensuite les billets hors connexion. Dès que le réseau revient, touchez Synchroniser pour envoyer les entrées. Actualisez la liste juste avant l’ouverture pour inclure les dernières ventes. La liste ne contient qu’une empreinte des codes : un téléphone perdu ne permet pas de faire entrer quelqu’un. Après une mise à jour de VibePass, téléchargez-la de nouveau.

Suivre les ventes

Vos recettes sont visibles en temps réel, brutes et nettes après la commission (6 %, jamais plus de 7 %).

• Tableau de bord (Espace organisateur) : billets vendus, recettes et entrées validées pour tous vos événements, puis le détail par événement.
• Ventes (menu) : graphiques, récapitulatif par type de billet et liste des acheteurs (nom, e-mail, téléphone, quantité, statut). Filtrez par événement.
• Exports : PDF pour un récapitulatif à imprimer ou envoyer, Excel (CSV) pour retravailler la liste des acheteurs.

Les coordonnées des acheteurs ne servent qu’à l’organisation de votre événement. Ne les partagez pas.

Organiser un vote

Un vote (Miss, meilleur artiste, meilleur DJ…) se crée en brouillon, reçoit au moins deux candidats, puis se publie. Il peut être rattaché à un de vos événements ou exister seul.

1. Espace organisateur → Mes votes → Créer un vote.
2. Renseignez le titre, la couverture, la présentation (règlement, récompenses) et les dates d’ouverture et de clôture. Un règlement type est à votre disposition.
3. Choisissez les réglages (tableau ci-dessous).
4. Ajoutez les candidats : photo carrée, nom, courte présentation (100 max.).
5. Passez le statut à Publié. Le vote apparaît dans Votes et sur la page de l’événement rattaché.

• Votre suivi : la page Gérer du vote montre le classement à tout moment, même quand il est caché au public.
• Anti-triche : il faut un compte pour voter, et un double clic ne compte qu’une voix.
• Après la première voix, la règle de vote est figée, un candidat qui a des voix ne peut plus être retiré, et le vote ne peut plus être supprimé : repassez-le en brouillon pour le masquer.

Publier dans le fil d’actualité

Le fil, en page d’accueil, montre vos publications à tous les comptes connectés, et en priorité à vos abonnés. Seuls les organisateurs et les administrateurs publient.

1. Connectez-vous et ouvrez la page d’accueil : touchez Quoi de neuf ? en haut du fil pour ouvrir le formulaire.
2. Écrivez votre message (2 000 caractères au plus).
3. Ajoutez jusqu’à 4 photos avec l’icône photo ; elles sont compressées automatiquement.
4. Si besoin, liez la publication à un de vos événements ou votes. Un événement s’affiche alors comme un billet (affiche, date, lieu, prix de départ) avec le bouton Réserver ; un vote, comme une carte Voter.
5. Cliquez sur Publier. Vos abonnés reçoivent une notification (la cloche en haut de l’écran).

• Limite : 10 publications par jour.
• Commentaires : tous les comptes peuvent commenter. Vous pouvez supprimer un commentaire déplacé sous vos publications, ou le signaler.
• Supprimer (dans le menu ⋯ de la publication) l’efface avec ses commentaires et ses j’aime.
• Modération : une publication signalée par trois personnes est masquée en attendant l’examen d’un administrateur. Vous la voyez alors marquée « masquée ».

Idées de publications : annonce d’un artiste, « plus que 50 places », photos de la soirée, résultats d’un vote.

Faire connaître vos événements

Chaque événement et chaque vote a un bloc Partager : WhatsApp, Facebook, copie du lien et téléchargement de l’affiche. Sur téléphone, Partager… joint l’affiche pour une story Instagram ou TikTok.

• Abonnés : le public peut vous suivre depuis votre page organisateur. À la première publication d’un événement, vos abonnés reçoivent une alerte par e-mail ; à chaque publication dans le fil, une notification sur VibePass.
• Google : chaque événement publié est signalé aux moteurs de recherche, avec sa date, son lieu et ses prix. Il apparaît aussi sur la page de sa ville (ex. « Événements à Libreville »).
• Aperçu du lien : un lien partagé sur WhatsApp ou Facebook affiche l’affiche, le titre, la date et le lieu.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un événement ? Oui, depuis le tableau de bord. Préférez le repasser en brouillon s’il a déjà vendu des billets.

Mon événement affiche « ⚠ Aucun billet ». Ajoutez au moins un type de billet, ou cochez « Entrée libre » s’il n’y a pas d’inscription.

Un participant n’a pas reçu son billet. Il le retrouve dans Mes billets et peut se le renvoyer par e-mail depuis la page du billet.

Un contrôleur ne voit pas le scanner. Vérifiez que vous avez approuvé sa demande et qu’il est connecté avec le bon compte.

Bonnes pratiques avant le jour J

• Affiche et description complètes, statut « Publié »
• Contrôleurs approuvés la veille
• Liste hors ligne téléchargée juste avant l’ouverture des portes
• Téléphones chargés, luminosité au maximum pour scanner

Guide contrôleur

Le contrôleur scanne les billets à l’entrée d’un événement, sur invitation de son organisateur. Son accès vaut pour cet événement uniquement.

Devenir contrôleur

Il faut un compte VibePass gratuit et le lien d’invitation envoyé par l’organisateur.

1. Ouvrez le lien d’invitation reçu par WhatsApp ou SMS.
2. Connectez-vous à VibePass, puis cliquez sur Demander l’accès.
3. Attendez que l’organisateur approuve votre demande.
4. Scanner apparaît alors dans votre menu, pour cet événement uniquement.

L’organisateur peut retirer votre accès à tout moment. Vous ne voyez pas le scanner ? Vérifiez que vous êtes connecté avec le compte qui a fait la demande, et demandez à l’organisateur s’il l’a bien approuvée.

Scanner les billets

Ouvrez le scanner, choisissez l’événement et visez le QR code sur le téléphone du participant. Chaque billet ne passe qu’une seule fois, même si deux entrées le scannent au même instant.

QR code illisible ? Demandez au participant le code de son billet, visible sur la page du billet, et utilisez Saisir le code manuellement.

Ne laissez entrer qu’avec un billet valide : l’organisateur répond des entrées accordées par ses contrôleurs.

Sans réseau et le jour J

Le scanner fonctionne hors connexion si la liste des billets a été téléchargée avant.

1. Avant l’ouverture des portes, pendant que vous avez du réseau, appuyez sur Télécharger la liste.
2. Scannez normalement, même sans réseau.
3. Dès que le réseau revient, touchez Synchroniser pour envoyer les entrées.

Actualisez la liste juste avant l’ouverture pour inclure les dernières ventes.

Sans réseau et sans liste téléchargée, le scanner indique qu’il ne peut pas vérifier le billet. La liste ne contient qu’une empreinte des codes, jamais les codes eux-mêmes : un téléphone perdu ne permet pas de faire entrer quelqu’un. Après une mise à jour de VibePass, téléchargez-la de nouveau.

Si VibePass est en maintenance, le scan en ligne est suspendu : seul le scan hors ligne, avec la liste déjà téléchargée, fonctionne. Synchronisez dès la fin de la maintenance.

Avant de partir

• Demande d’accès approuvée la veille
• Liste téléchargée juste avant l’ouverture des portes
• Téléphone chargé, luminosité au maximum
• Numéro de l’organisateur à portée de main

Guide administrateur

Le rôle de l’administrateur

L’administrateur a accès à tout VibePass : comptes, événements, billets, ventes, contrôle des entrées et votes, de tous les organisateurs. Le menu affiche Administration en plus des liens organisateur.

L’admin peut aussi créer ses propres événements et votes, comme un organisateur.

La vue d’ensemble

La page Administration résume l’activité de la plateforme sur 7 jours, 30 jours (par défaut) ou 12 mois, comparée à la période précédente.

• Indicateurs : commission VibePass (6 %), frais de service, ventes de la période, utilisateurs, billets vendus.
• À traiter : demandes organisateur en attente, événements publiés sans billetterie (hors entrée libre), événements passés encore publiés.
• Graphiques : ventes, recettes et inscriptions jour par jour.
• Classements : top 5 des événements, des organisateurs et des villes.
• Activité récente : dernières inscriptions, ventes et publications.

Organisateurs et rôles

Personne ne peut se donner un rôle soi-même : seul un admin nomme un organisateur ou un autre admin. La base de données bloque toute tentative de contournement.

Demandes organisateur : chaque demande envoyée depuis un profil arrive dans Demandes organisateur. Approuver donne immédiatement l’accès à l’Espace organisateur ; Refuser laisse le compte participant.

Utilisateurs et rôles : la liste de tous les comptes, avec e-mail, téléphone, rôle, date d’inscription et dernière connexion. Trois rôles existent :

Deux garde-fous : un admin ne peut pas changer son propre rôle, et le dernier administrateur ne peut pas être rétrogradé. Nommez donc un second admin de confiance pour ne jamais perdre l’accès.

Commission. Le taux standard est de 6 %, l’abonnement Pro de 3 % et le plafond de 7 %. Le taux de 0 % s’applique automatiquement aux 300 premiers billets payants du premier événement publié par chaque organisateur, une seule fois. Dans Événements (/admin/events), les boutons Accorder 0 % et Retirer le 0 % permettent de le donner à un autre événement ou de le retirer en cas de non-respect des règles ; les billets déjà vendus gardent leur taux. L’abonnement Pro existe dans la base mais n’a pas encore d’écran.

Frais de service. L’acheteur paie 3 % en plus du prix de chaque billet payant, toutes taxes comprises, pour couvrir les frais de l’agrégateur Mobile Money. Ces frais s’ajoutent à la commission payée par l’organisateur.

Gérer le contenu des organisateurs

L’admin utilise les mêmes écrans que l’organisateur, mais sur le contenu de n’importe qui.

• Événements (/admin/events) : tous les événements, brouillons compris, avec leur organisateur. Modifier ouvre l’édition complète (infos, billetterie, contrôleurs) ; Supprimer retire l’événement.
• Votes (/admin/votes) : tous les votes avec leur nombre de voix. Gérer ouvre la gestion complète, résultats secrets compris ; un bandeau rouge « Mode administrateur » rappelle que le vote appartient à quelqu’un d’autre.
• Ventes : la page Ventes accepte n’importe quel événement, avec la liste des acheteurs et les exports PDF / Excel.
• Scanner : l’admin peut valider les billets de n’importe quel événement, sans invitation.

Pour masquer un contenu problématique sans rien perdre, repassez-le en Brouillon plutôt que de le supprimer.

Journal d’audit

Les actions sensibles d’un admin sont enregistrées avec leur auteur et leur date, et ne peuvent pas être effacées depuis VibePass. Les 200 dernières sont affichées.

Modérer le fil d’actualité

La page Fil d’actualité (/admin/feed) liste les publications et commentaires signalés, et ceux déjà masqués.

• Masquage automatique : un contenu signalé par trois personnes différentes est masqué en attendant votre décision. Son auteur le voit marqué « masqué ».
• Masquer retire le contenu du public ; Rétablir le rend de nouveau visible ; Classer sans suite garde le contenu et ferme les signalements.
• Les motifs donnés par les personnes qui signalent s’affichent sous le contenu ; leur identité n’est pas montrée.
• Depuis le fil, un admin peut aussi supprimer n’importe quelle publication ou commentaire.

Chaque décision et chaque suppression du contenu d’un autre est inscrite au journal d’audit.

Zone de maintenance

La page Zone de maintenance (/admin/maintenance) sert à fermer le site le temps d’une intervention, à vérifier les services et à lancer les opérations de routine.

• Mode maintenance : le site affiche une page d’attente à tous sauf aux administrateurs, et la base refuse les nouvelles réservations et les votes. Un message facultatif s’affiche aux visiteurs. Le changement s’applique en 30 secondes au plus ; un bandeau orange le rappelle aux admins sur chaque page.
• Avant d’activer : la page liste les événements en cours ou dans les 24 h. Leurs contrôleurs ne pourront scanner qu’en mode hors ligne.
• État des services : base de données, e-mails, clé serveur, captcha, adresse du site et version en ligne.
• Outils : vider le cache des pages publiques (quand une modification n’apparaît pas) et annuler les réservations non payées expirées.

Chaque action est inscrite au journal d’audit.

Routine

Chaque semaine

• Traiter les demandes organisateur en attente
• Examiner les signalements du fil d’actualité
• Repasser en brouillon les événements passés encore publiés
• Relancer les organisateurs dont l’événement publié n’a pas de billetterie
• Parcourir les nouveaux votes et le journal d’audit

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